[Excel] Tableau de suivi du chiffre d’affaires – Corrigé

par | Juin 20, 2021 | 0 commentaires

Cette page contient le corrigé de l’exercice [Excel] Tableau de suivi du chiffre d’affaires, disponible ici. Il permettra de poursuivre notre examen des possibilité de mise en forme proposées par Excel. Nous parlerons aussi succintement de la validation des données, de la recopie incrémentielle et de la fonction la plus simple disponible dans le tableau de Microsoft : la fonction SOMME.

Pour rappel, le tableau que nous devons réaliser ressemble à ceci.

Tableau de suivi de chiffre d'affaires

Pour commencer notre tableau, nous n’allons pas réinventer la roue : nous allons appliquer les conseils donnés dans le corrigé de l’exercice précédent. Nous commençons donc par saisir le texte en utilisant les touches de navigation habituelles : Tabulation pour aller vers la droite, Entrée pour aller à la ligne, Majuscule+Tabulation pour aller vers la gauche (si besoin).

Tableau de suivi de chiffre d'affaires - Etape 1

Vous pourrez déjà remarquer deux choses :

La cellule D1 de notre tableau contient normalement l’année de l’exercice dont nous suivons le chiffre d’affaire. Je ne l’ai pas rempli ici. Pourquoi ? Parce que nous allons nous servir d’une fonction d’Excel très intéressante quand on propose un formulaire de saisie : la validation des données.

Par ailleurs, je n’ai pas rempli les mois après Janvier. Nous allons laisser Excel travailler à notre place ici. Après tout, notre temps est précieux et notre PC travaille beaucoup plus vite que nous.

La validation des données

C’est quoi çà, la validation des données ? C’est une fonction qui va nous permettre de contrôler la saisie de l’utilisateur du fichier en limitant ses choix. Ici, nous souhaitons qu’il indique l’année de l’exercice dont il fait le reporting de chiffre d’affaires. Il ne doit donc pas saisir de lettres, uniquement un nombre à quatre chiffres.

Sélectionnez la cellule D1 et cliquez dans le ruban sur Données puis sur Validation des données.

Tableau de suivi de chiffre d'affaire - étape 2

Dans le premier onglet, on nous demande de choisir ce que l’utilisateur peut saisir. Dans la liste Autoriser, regardez un peu les choix proposés. Celui qui nous convient pour notre cellule D1, c’est un nombre entier. Sélectionnez cette option.

Excel nous demande ensuite si nous voulons préciser une plage de nombres entiers autorisés. Nous pouvons définir une plage de 10 ans par exemple. Ainsi, on est tranquilles pour quelques années.

Intéressons-nous maintenant au deuxième onglet : Message de saisie.

Guidez l’utilisateur

Celui-ci nous permet de saisir un texte qui va guider l’utilisateur dans sa saisie. Cliquez sur la case Quand la cellule est sélectionnée si elle n’est pas déjà cochée. En dessous, nous allons laisser le titre vide et indiquer dans Message de saisie : Indiquez l’exercice suivi.

Enfin, passons au dernier onglet  Alerte d’erreur. Laissez cochée la case Quand des données invalides sont tapées et choisissez l’option Stop dans la liste Style. Avec cette option, si l’utilisateur saisie une donnée erronée, il ne pourra pas continuer sa saisie.

Dans Message d’erreur, saisissez : Veuillez saisir un nombre entier.

Validez vos choix avec OK. Notez bien que vous pourriez vous passer de renseigner les deux derniers onglets de la boite de dialogue Validation des données. Nous les avons explorer ici pour en parler mais ils ne sont en aucun cas obligatoires. Toutefois, ce sont des options à considérer quand le formulaire que vous créez est destiné à une autre personne que vous-même.

Validation données - étape 1
Validation données - étape 2
Validation données - étape 3

Vous constaterez qu’une petite info-bulle vous indique maintenant ce que vous devez faire quand vous sélectionnez la cellule D1. Essayez d’entrer votre nom pour voir. Un message s’affiche. Tout fonctionne donc normalement.

Saisissez 2021.

La copie incrémentielle

Occupons-nous maintenant de compléter les mois de l’année. Sélectionnez la cellule A6. Il est à noter que Excel propose des séries qui peuvent être recopiées rapidement. Par exemple, il peut compléter les mois d’une année ou les jours de la semaine. On peut aussi incrémenter des nombres en utilisant cette fonction. On l’appelle Copie incrémentielle. Elle s’utilise très simplement en saisissant avec la souris le carré qui se trouve dans le coin inférieur droit de la cellule sélectionnée et en le tirant vers le bas. Pour nous, nous allons le tirer vers jusqu’à la cellule A17.

Poignée de recopie

La fonction SOMME

Il existe une multitude de fonctions dans Excel. Certaines sont utiles tous les jours. D’autres vous resteront inutiles toute votre vie. Si je dis inutiles, c’est parce qu’elles ne correspondent pas à votre secteur d’activité. J’insiste sur ce point parce qu’il faut bien faire la distinction entre une fonction inutile et une fonction que vous ne connaissez tout simplement pas. On est ici dans la première règle de la productivité : savoir se servir de ses outils.

La fonction SOMME fait partie de la première catégorie : il y a des chances que vous en ayez besoin chaque jour. Comme toutes les fonctions d’Excel, elle commence par le signe =.

Sélectionnez donc la cellule B18 et tapez =SOMME(. Vous voyez que Excel vous indique ce que vous devez renseigner. Sans valider votre saisie, prenez votre souris et sélectionnez les cellules B6 à B17. Enfin, fermez la paranthèse et validez avec Entrée. La cellule fera maintenant la somme de toutes les saisies de nombres dans les cellules B6 à B17. Essayez de saisir un nombre en B6 pour voir.

Si vous avez saisi quelque chose, supprimez votre saisie et resélectionnez la celule B18. Inutile de retaper la formule dans les colonnes suivantes : nous allons utiliser la Poignée de copie pour tirer la formule sur les cellules C18 à F18. Vous devriez avoir quelque chose comme ceci.

Tableau de suivi de chiffre d'affaire - étape 4

Le formatage des données

Nous avons maintenant tout ce qu’il nous faut. Nous pouvons mettre en forme notre tableau.

  • Sélectionnez A1 et appliquez une taille de caractère de 12 en gras.
  • Sélectionnez D1 et appliquez une taille de caractère de 12 en gras.
  • Sélectionnez les cellules A6 à A18 et attribuez-leur un caractère gras avec un fonds gris.
  • Sélectionnez les cellules B6 à F18 et attribuez leur un format monétaire.
Formatage des cellules

Dernière grosse partie : la mise en forme un peu spéciale du titre. Personnellement, je ne l’utilise jamais mais elle a au moins le mérite d’exister. Vous la connaitrez ainsi et si vous voulez l’utilisez, à votre guise !

Sélectionnez les cellules B5 à F5 et commencez par les mettre en gras. Cliquez ensuite sur l’option Orientation du texte dans la barre d’outils et sélectionnez Orientation dans le sens inverse des aiguilles d’une montre.

Il ne reste plus qu’à appliquer les bordures. Sélectionnez les cellules A5 à F18 et cliquez sur la flèche à côté de l’option Bordures dans la barre d’outils. Sélectionnez Toutes les bordures.

Votre tableau est maintenant terminé.

Pour le prochain exercice, nous allons nous intéresser à quelques autres formats de cellules et à des calculs avec les opérateurs primaires : l’addition, la soustraction, la multiplication, la division.