L’année passée a vu le monde de fonctionnement de beaucoup d’entreprises changer radicalement en raison de la pandémie de COVID-19. En effet, les équipes administratives ont dû travailler de la maison. Evidemment, tout le monde a dû aussi rester en contact pour conserver une bonne collaboration. C’est la raison pour laquelle des outils de collaboration comme Microsoft Teams ont vu leur nombre d’utilisateurs littéralement exploser. Il serait facile de réduire ce genre d’outils à un logiciel de visioconférence. Mais nous allons voir à quel point c’est faux et à quel point l’utilisation de ces technologies peut transformer la vie des équipes administratives. 

Note : Nous parlons ici de Microsoft Teams mais ces conseils s’adressent aussi à toutes les suites similaires.

Dans mon entreprise, les utilisateurs ont du mal à s’approprier cet outil. On peut y trouver plusieurs raisons : les habitudes, la peur de l’inconnu et d’autres encore. Si elles peuvent être compréhensibles, les équipes dirigeantes doivent travailler pour favoriser l’adoption par la formation . Notamment en montrant aux équipes comment elles peuvent en tirer profit.

Microsoft Teams banner

La visioconférence 

C’est la première chose à laquelle on pense quand on parle d’outils de ce genre. Pourtant, on réduit souvent la visioconférence à des réunions interminables durant lesquelles tout le monde s’ennuit.

Mais rien n’est moins réducteur. La visio peut aussi être utilisée en lieu et place des messages texte. Si vous avez un renseignement à demander, un appel en visio sera bien plus adapté à la prise de décision qu’un long échange d’emails. Il en va de même quand vous devez prendre  une décision qui impacte le travail d’autres personnes

Evidemment, il ne faut pas abuser de la chose pour ne pas casser la productivité de vos collègues mais rien n’empêche de planifier les visio importantes. Vous avez peur de ne pas pouvoir conserver ce qui a été dit durant la réunion ? Prenez simplement des notes via l’outil intégré à Microsoft Teams. A la fin de la réunion, vous ferez un récapitulatif de ce qui a été décidé. Vos collaborateurs pourront ainsi l’approuver et avoir un document de référence.

Microsoft Teams visio

Microsoft Teams et la messagerie instantanée

Certaines personnes considèrent qu’il n’est pas professionnels de s’envoyer des messages via une messagerie instantanée. Cette idée préconçue vient de services comme Facebook Messenger ou WhatsApp. Il n’empêche que les besoins des entreprises changent. Ils ne sont plus les mêmes que dans les années 2000 et encore moins les années 90. Et qui dit changement de besoins dit changement d’outils.

La messagerie instantanée permet d’échanger sur des points rapides qui ne nécessitent pas une réunion planifiée. Les outils modernes intégrés à Microsoft Teams permettent de rendre une conversation plus détendue. L’intégration des GIF (à utiliser avec modération), des autocollants ou des compliments va dans ce sens. Vous pouvez aussi y intégrer des flux vidéos hébergés sur les services Office 365. Enfin, toutes sortes de services proposent une intégration très avancée à Microsoft Teams qui peuvent favoriser leur utilisation. 

Microsoft Teams instant message

Collaborez en temps réel sur des documents dans Microsoft Teams

Autrefois, les personnes tapaient des rapports toutes seules dans leur coin. Aujourd’hui, en raison de la décentralisation des tâches et des personnes, ces documents doivent recevoir des informations de plusieurs collaborateurs pour être complets. 

Microsoft Teams propose le partage de documents stockés sur un emplacement cloud, que ce soit SharePoint ou OneDrive pour Entreprise. Mais vous pouvez aussi les éditer à plusieurs en temps réel. Cette fonctionnalité passe par les services onlines de la suite bureautique Office et se révèle très pertinente. On peut aussi imaginer cette utilisation dans le cadre d’une relecture d’un document qui n’est pas terminé. L’auteur peut continuer son écriture pendant que le relecteur en corrige les fautes.

Microsoft Teams co-authoring

Microsoft Teams pour encadrer les brainstormings

Les équipes créatives se réunissent régulièrement autour d’un tableau blanc sur lequel chacun jette ses idées – à tour de rôle, évidemment. 

Le tableau blanc, virtuel cette fois, est le pendant moderne et COVID-19 compliant de cet outil. L’application Whiteboard intégrée à Office 365 peut être intégrée à Microsoft Teams. Le fonctionnement est exactement le même que celui d’un tableau blanc. Les utilisateurs disposent de différents outils (stylos de couleurs, surligneurs, gomme) pour façonner les idées proposées par les équipes. Ils peuvent aussi ajouter des images ou du texte.

Le tableau blanc peut aussi être ouvert dans l’application séparée Whiteboard. L’équipe pourra le compléter de davantage de données comme des listes, des todos, des documents pdf ou d’autres choses encore. Sa seule limite est l’imagination de vos collaborateurs.

Microsoft Teams whiteboard

Intégrez des sondages dans vos channels Microsoft Teams

Comment recevoir l’avis de vos équipes de manière structurée et sans prise de tête ? Par l’intermédiaire d’un sondage, évidemment !

De nombreux outils de sondages ont vu le jour, ces dernières années. Que ce soit Survey Monkey, Polly ou bien d’autres, ils permettent de recevoir du feedback de vos collaborateurs en quelques minutes. Ils peuvent facilement être intégrés à une conversation – pour un usage ponctuel – ou à un channel Microsoft Teams – pour un sondage plus complet.

Là aussi, rappelons que l’engagement de tous les membres d’une équipe est très important pour mener des projets à terme efficacement. Les temps changent  et les techniques managériales doivent s’adapter. Cela se traduit par un avis plus affirmé des collaborateurs pour le bien être du service et, de manière générale, de l’entreprise pour lequel ils travaillent.

Si vous voulez plus d’infos sur les raisons pour lesquelles il est important de recevoir du feedback de ses employés, n’hésitez pas à visiter cette page.

Microsoft Teams Polly

Réseau social d’entreprise

Qu’est-ce c’est que çà encore ? 😊

Un réseau social d’entreprise est un outil va permettre aux collaborateurs de rester en contact tous ensemble. Ils seront ainsi tenus au courant des projets de l’entreprise ou de leur équipe. Généralement, les sujets sont organisés par thème ou par centres d’intérêts. Les interactions entre les employés peuvent donner lieu à des échanges fructueux et motivants. Des affinités peuvent même se créer entre des personnes qui n’avaient jamais pris la peine d’échanger dans un contexte moins formel.

Microsoft Teams est un outil puissant. Toutefois, le déploiement de ses fonctionnalités doivent être mûrement réfléchies par les services techniques pour pouvoir en tirer toute sa substance. Et évidemment, la mise à disposition d’un tel outil doit être accompagné par une formation adéquate. Cette dernière montrera aux collaborateurs de l’entreprise comment l’utiliser au mieux sans perte de temps. Quoi qu’il en soit, Microsoft Teams et tous ses pendants sont des fenêtres ouvertes sur une productivité accrue des personnes. N’hésitez donc pas à l’utiliser au mieux de ses possibilités. Après tout, bien l’utiliser ses outils est l’une des premières règles de la productivité !