Pour beaucoup de travailleurs sur PC, nous utilisons les mêmes outils de travail depuis des années. Qu’ils s’agissent de Windows, macOS, SAP, Excel ou autres, nous avons tous appris à nous en servir au fil du temps. Parfois, nous avons dû les maîtriser de notre propre chef ; d’autres fois, nous avons pu suivre des formations qui nous permettaient d’en saisir toutes les subtilités. Mais il y a de fortes chances que nous utilisions le plus souvent nos outils de manière routinières, sans remettre en question ni nos façons de faire, ni nos connaissances. Cela nuit clairement à notre productivité ! Nous allons donc parler dans cet article des raisons pour lesquelles il est important d’avoir une vision objective de notre utilisation des logiciels.

Maîtriser ses outils. Pourquoi est-ce important pour votre productivité ?

Ceux qui ont passé un peu de temps dans une cuisine savent à quel point cet endroit contient un nombre d’instruments différents tout à fait effrayant. Quand on suit une recette dans un livre, l’auteur nous invite à utiliser différentes techniques pour mener à bien notre ouvrage. On y parle d’émincer, de faire revenir, de hacher menu, de moudre, d’attendrir la viande. Autant de termes qui nécessitent toujours l’utilisation d’ingrédients et de matériels spécifiques. Or, les cuisiniers débutants ont rarement tous l’appareillage nécessaire à ces réalisations.

Cuisinier en cuisine

Est-ce que cela les empêche de faire la cuisine ? Non, pas du tout. Il y a de fortes chances qu’ils trouvent un moyen de remplacer les outils idéaux par des substituts. Ont-ils besoin d’être parfaits dans la pratique des techniques demandées ? Là encore pas du tout : il peut tout à fait être très moyennement compétent et s’en sortir à bon compte. Alors qu’est-ce qui fait la différence entre un cuisinier inexpérimenté qui n’utilise pas les bons outils d’un cuisinier chevronné qui les possède et les utilise à bon escient ? Deux choses : le résultat et le temps.

C’est la même chose pour les outils que nous utilisons tous les jours, que ce soit dans notre vie quotidienne ou professionnelle. Ne pas connaître nos outils de manière exhaustive ou ne pas utiliser l’outil idéal ne nous empêchera de faire notre travail. Mais, comme dit plus haut, cela nuira à notre productivité. Et notre travail ne sera pas efficace et ne reflètera pas vraiment le meilleur de nous-même.

Le temps, c’est de l’argent

N’importe quel chef d’entreprise vous le dira : il vous préfèrera que nous utilisions sagement votre temps que nous passons sur notre lieu de travail. Chaque minute de travail mal employée est une ressource perdue. C’est du temps que nous aurions pu utiliser à faire d’autres choses ou à améliorer le résultat de notre entreprise. Dès lors, si nous utilisons un outil d’une manière qui n’est pas adaptée – ou pire, si nous utilisons un outil qui n’est pas adapté à notre travail, nous faisons perdre de l’argent à notre employeur.

Imaginons que je doive être un rapport concernant les résultats financiers de l’entreprise. Je vais probablement y inclure des tableaux chiffrés. Nous devons taper notre rapport sous Word. Mais qu’en est-il de ces tableaux ? Dois-je les faire sous Word via la fonction intégrée ou dois-je coller des données Excel dans mon fichier ? Est-ce réellement important ?

Si l’on y réfléchir, créer un tableau sous Word pour y introduire des données financières n’est pas la meilleure façon de faire. Pourquoi ? Tout simplement parce qu’il y a de fortes chances que vos données changent au fur et à mesure que vous tapez votre rapport. De ce fait, il est vital pour avoir un peu de crédibilité d’actualiser vos données. Si vous les avez saisies dans un tableau Word, vous êtes bons pour tout retaper. Alors que si vous utilisez un import d’un fichier Excel, vous avez la possibilité non seulement de changer rapidement les données mais qu’elles se recalculent automatiquement.

Autre cas de figure… C’est une situation extrême mais vécue. Vous entrez des chiffres dans Excel. Puis vous prenez votre calculatrice pour les additionner. Imaginez faire une chose pareille en entretien d’embauche. Il y a de fortes chances que votre test s’arrête à l’instant ! Cela indique clairement à votre interlocuteur que vous n’avez aucune idée de l’utilité d’un tableur. Votre productivité est donc loin d’être optimale pour le poste que vous visez. Et c’est la certitude pour lui que votre manque de connaissances lui fera perdre du temps et donc de l’argent.

Un travail bien présenté c’est la moitié du succès

J’attachais une grande importance aux présentations. C’était souvent la seule image claire que nous laisserions aux gens.

Alain Damasio

La horde du contrevent

Le serveur vous amène enfin votre salade paysanne, commandée il y a 25 minutes. Dans l’assiette, vous voyez de la salade, des tomates, des asperges, des lardons. Mais le cuisinier semble avoir jeté pêle-mêle les ingrédients dans l’assiette sans faire attention ni à l’aspect des ingrédients, ni à leur agencement. Cerise sur le gâteau, il a bien mis de la vinaigrette mais il en a versé aussi sur le bord de l’assiette. Allez-vous être satisfait non seulement du plat mais aussi du temps que vous avez attendu pour l’obtenir ?

 

Maintenant, regarder les deux images qui suivent. Laquelle vous donne envie de vous intéresser à son contenu ?

Ugly Powerpoint slide
Superbe presentation powerpoint

Il y a de fortes chances que la seconde vous attire davantage. Parce qu’elle attire l’oeil alors que la première est une hérésie visuelle ! Dès lors, quelle que soit votre audience, vous serez plus à l’aise avec un travail soigné.

Si votre travail doit informer une tierce personne, les 10 premières secondes sont décisives. Si votre rapport n’est pas attrayant, la personne ne va faire que le survoler – au mieux, en poussant un gros soupir de désespoir – ou le refermer directement en se disant qu’elle verra çà une autre fois. Votre productivité n’aura pas été au top ! Si les entreprises qui réussissent passent autant de temps à peaufiner leur charte graphique, ce n’est pas pour rien. C’est parce que cela à une influence directe sur le consommateur.

Ne négligez pas votre productivité !

Le seul moyen d’arriver à un résultat à la fois non contraignant au niveau temps et attrayant est de bien connaître vos outils. Par exemple, si vous avez des données à formater chaque mois, vous aurez avantage à utiliser des fonctions avancées d’Excel comme Power Query ou VBA. Quelques secondes suffiront pour un résultat optimal. Pour des mises en page complexes destinés à l’édition de magazine, un logiciel comme Affinity Publisher ou Adobe InDesign sera plus adapté que Word.

Evidemment, exceller dans l’utilisation d’un outil, cela demande de l’investissement. En utiliser les fonctions avancées, cela demande aussi du temps. Pour se former et pour mettre en place les automatisations. Mais vous n’aurez plus à refaire ce travail. Ensuite, chaque fois que vous mettrez ces connaissances en application, ce sera un gain qui se chiffrera rapidement en heures puis en journées de travail. Votre patron vous en remerciera et, même s’il ne le fait pas, voyez cela comme un moyen de trouver du plaisir dans votre travail.

En conclusion…

Vraiment, bien connaître ses outils, c’est une valeur sûre en termes de productivité et d’efficacité. Cela vous permettra de livrer un travail rapide et agréable. Cela vous procurera aussi du contentement, à vous et à votre employeur. Nous pourrions donc dire que connaître ses outils, c’est la deuxième règle de la productivité !