Avec cet article sur Microsoft Bookings, nous inaugurons une série de contenus qui auront tous trait à Microsoft Office. La raison de ce contenu est simple mais elle découle d’un problème que beaucoup d’utilisateurs rencontrent. En effet, Microsoft Office offre un nombre d’outils qui peut être déconcertant. On a parfois l’impression que certains font double emploi avec d’autres. Certaines parties gagneraient à être rassemblées sous un même service. Mais évidemment, chaque application a une raison d’être bien spécifique. Nous l’avons déjà dit sur ce blog : il est important de bien connaître nos outils. Le but de cette série d’articles sera donc de définir à quoi sert chaque service et comment on peut l’utiliser concrètement. Et nous ouvrons donc le bal avec Microsoft Bookings.

[Note : Nous traitons ici de la suite professionnelle d’Office 365. Beaucoup d’outils n’existent pas dans la solution personnelle et n’auraient aucun intérêt dans ce cas de figure.]

Microsoft Bookings est un outil qui est assez peu connu et c’est bien dommage. Parce qu’il simplifie à l’extrême ce qui peut être un véritable casse-tête pour les professionnels : la gestion des rendez-vous avec les clients. Au nombre des entreprises qui pourraient y trouver un avantage, on pourrait imaginer un service de conseils financiers. Les clients réservent un créneau horaire pour s’entretenir avec un conseiller. Ou bien un salon de coiffure. Ou encore une entreprise de services à domicile.

Au nombre des services rendus par Microsoft Bookings, partons de la base : le client peut accéder à une page web où il verra tous les créneaux horaires disponibles et posera son rendez-vous. Soyons clairs : cela limite effectivement le contact avec une personne humaines. Mais la prise de rendez-vous est parfois une source de stress pour le personnel quand il a en plus un travail important à réaliser. Et dans un emploi du temps chargé, le client sera plus à l’aise pour booker une entrevue avec l’entreprise.

Microsoft Bookings - visualisation des rendez-vous

Mais ce n’est pas tout : le service propose aussi une app mobile, une liste de contacts pour les clients et des rappels automatiques. Examinons tout cela dans le détail.

Microsoft Booking facilite la prise de rendez-vous

Vous est-il arrivé de devoir prendre rendez-vous dans une entreprise via un formulaire en ligne ? J’ai eu l’occasion de le faire à au moins deux reprises au cours des derniers mois, que ce soit pour le contrôle technique de ma voiture ou pour prendre rendez-vous au consulat. A chaque fois, j’ai été ulcéré de voir l’interface immonde qui est proposée. Si on le pouvait, on fermerait la page web et on ferait une croix sur le rendez-vous ! 🤨

Ce n’est évidemment pas le but recherché par une entreprise. C’est pourquoi Microsoft Bookings propose d’intégrer à votre page web un formulaire. Celui-ci permettra à votre client de réserver un service en moins de clics qu’il n’en faut pour le dire. La date, l’heure, le membre du personnel avec lequel il veut l’entrevue et même le type de prestation… Tout peut être complété très rapidement. La page web s’adapte évidemment aux smartphones et tablettes pour que le client ne soit pas freiné dans sa prise de rendez-vous.

Microsoft Booking - Prise de rendez-vous

Résultat des courses : votre personnel peut se concentrer sur les tâches importantes. Cela génère moins de stress. Et la prise de rendez-vous est facilitée pour le client.

Microsoft Bookings évite tout oubli de rendez-vous

Oublier un rendez-vous que l’on avait pris la peine de réserver n’est agréable ni pour le client, ni pour le prestataire. Pour le premier, c’est un contretemps qui peut être lourd de conséquences ; pour le deuxième, c’est son image de marque qui peut en pâtir. Un client mécontent est souvent un client perdu.

Pour éviter toute cette frustration, Microsoft Bookings met trois services en oeuvre. Tout d’abord, dès qu’il aura posé son rendez-vous le client va recevoir une confirmation par mail indiquant la date et l’heure choisie, le type de service demandé, l’adresse de l’entreprise et le choix du collaborateur qu’il a fait. Cerise sur le gâteau, le client aura la possibilité de modifier son rendez-vous en cliquant sur un simple bouton. Mais vos employés recevront un mail pour les informer aussi ! 

Par ailleurs, le client recevra un rappel la veille – ou au moment où l’administrateur qui a paramétré Microsoft Bookings l’a décidé. Il aura ainsi moins de chances de faire faux bond. Enfin, les rendez-vous sont automatiquement ajoutés aux calendriers Outlook de vos employés. 

En résumé, Microsoft Bookings vous décharge d’une tâche qui peut se révéler fastidieuse et consommatrice de temps. Elle vous permet aussi de choyer vos clients avant même qu’ils soient réellement en contact avec votre business. Beaucoup d’entreprises l’utilisent déjà, non seulement des grosses structures mais aussi de petits commerces. Vous trouverez ci-dessus une vidéo qui résumé tous les avantages de ce service.

Qu’en pensez-vous ? Est-ce que Microsoft Bookings serait utilisable dans votre entreprise ?