Comme promis, voici le corrigé du premier exercice. Pour rappel, vous trouverez ce dernier dans l’article qui traitait de la création de la structure d’un tableau simple. Avant d’aborder la façon de le construire, parlons de quelques notions sur le sujet.

Il existe deux types de tableaux que vous pouvez utiliser dans Excel.

Le premier type, c’est le tableau qui va vous permettre de présenter des données de manière visuelle. Le tableau qui vous était proposé à la conception dans l’article de référence était de ce type. Ce genre de document contient généralement peu de données. Quand vous vous mettez en tête de créer un tableau Excel simple, vous devez apporter un soin particulier à sa mise en forme. En effet, le but étant de consulter les données, la personne qui va l’utiliser devra avoir envie de le regarder. Si vous mettez des couleurs partout et que vos données sont illisibles, il y a peu de chance qu’il remplisse son office.

Jolie mise en forme

Un tableau pour présenter des données

Le deuxième type de tableau que vous pouvez créer est destiné à collecter des données qui seront ensuite analysées. Ce genre de tableau là n’a pas besoin d’une présention incroyable. En effet, son but est de fournir des rapports de synthèse. Vous devez donc concentrer vos efforts de présentation sur ces rapport que la personne va utiliser non sur les données elles-mêmes. En effet, il y a de fortes chances que ce tableau soit plus que conséquent et que ses données soient quelques peu rébarbatives. Nous parlerons de ce type de données dans d’autres articles.

Liste de données

Une base de données

Tableau croisé dynamique

Et le rapport correspondant

Pour créer un tableau Excel simple, commencez toujours par le contenu

Parlons donc de notre tableau. Pour rappel, il ressemble à ceci.

Visuel exercice 1 Excel

Sa structure est plutôt simple : six colonnes et 13 lignes dont la première servira de titre aux colonnes. En haut, vient le titre (centré sur plusieurs colonnes mais pas justifié ! 😄). Jetons-nous à l’eau ! Nous allons donc nous intéresser non seulement à la façon de créer un tableau Excel simple mais surtout comment le créer rapidement !

Le tableau principal

Tout d’abord un principe de base à tout notre travail à venir : la mise en forme est toujours faite en dernier. Que ce soit sur Excel ou Word ou tout autre logiciel bureautique, c’est une règle que vous devez toujours suivre. Pourquoi ?

Parce que, si vous avez suivi les conseils de notre article de référence, vous savez déjà à quoi va ressembler votre document. Quand vous créez un document, vous devez donc donner la priorité au contenu. La mise en forme viendra ensuite pour enjoliver et mettre les points importants en évidence.

Placez-vous donc dans la cellule A4 et tapez en majuscule : NOM.

Définition : Cellule

Une cellule est l’intersection entre une ligne et une colonne dans une feuille de calcul. L’emplacement de la cellule est donnée par la lettre de la colonne , suivi du numéro de la ligne d’intersection. L’intersection de la colonne B et de la ligne 12 est la cellule B12 .

Source : Définition d’une cellule dans une feuille de calcul Excel (ordinateur.cc)

Définition cellule

Pour vous déplacer vers la cellule à droite, utilisez la touche [Tabulation]. Utilisez cette méthode pour taper le titre des cinq autres colonnes. Et voilà, la structure de votre tableau est prête. Les colonnes DATE D’EMBAUCHE et DATE DE NAISSANCE sont sur deux lignes. Pour arriver à ce résultat, tapez DATE, appuyez sur les touches [Alt]+[Entrée] et continuez votre saisie sur la ligne du dessous.

Dans une situation normale, vous auriez probablement à remplir les données. Pour cela, une fois le nom de la dernière colonne tapé, vous appuieriez sur [Entrée] pour revenir à la première cellule de la ligne suivante et vous commenceriez à entrer vos données. Pour ce faire, on travaille toujours par ligne, jamais par colonne. Nous y reviendrons plus tard.

Tapez maintenant le titre de votre tableau en A2.

Le formatage du tableau

Que nous reste-t-il à faire ? Tracer les bordures.

Quand on regarde l’image de l’énoncé, que voit-on ? Il y a une bordure autour de la ligne d’en-tête des colonnes, une bordure autour du tableau entier et une bordure pour délimiter chacune des colonnes. Comment arriver à un tel résultat rapidement ?

Sélectionnez les cellules A4 à F4 et cliquez sur la petite flèche à droite de l’icône des bordures dans le ruban  Accueil.

Le menu bordures

Cliquez sur l’option Bordures extérieures épaisses. La bordure du titre des colonnes est créée.

Profitez en pour centrer le contenu horizontalement et verticalement avec les options adéquates.

Options de centrage

Ensuite, sélectionnez les cellules A4:F16. Cliquez cette fois sur le bouton Bordures. Inutile de retourner dans la liste puisque le bouton garde en mémoire votre dernier choix. La bordure du tableau est créée.

Sélectionnez les cellules A4:A16 et cliquez sur le bouton Bordures. Double-cliquez sur le bouton Reproduire la mise en forme. Enfin, cliquez successivement sur les cellules C4 et E4. Appuyez sur la touche [Echap] de votre clavier – en haut à gauche ([Esc] pour certains claviers). Votre mise en forme est terminée.

Le pinceau de format

Le bouton Reproduire la mise en forme

Un mot sur le bouton Reproduire la mise en forme. Quand vous cliquez sur ce bouton, Excel enregistre la mise en forme de la cellule sélectionnée. Quand vous cliquez sur une autre cellule, il applique la mise en forme à cette cellule. 

Si vous voulez appliquer la même mise en forme à plusieurs cellules successivement, double-cliquez sur ce même bouton, quand la cellule source est sélectionnée. Le pinceau de recopie du format va rester enclencé jusqu’à ce que vous le désactiviez avec la toucher [Echap].

Pour finir avec la mise en forme générale, sélectionnez les en-têtes de colonnes A:F et cliquez avec le bouton droit à n’importe quel endroit de ces colonnes. Choisissez l’option Largeur de colonne. Entrez 15 et validez.

En-têtes de colonnes

Les en-têtes de colonnes

Le titre du tableau

Comme précisé dans l’article d’énoncé, les cellules qui contiennent le titre du tableau ne sont pas fusionnées. C’est un autre principe de base du travail sous Excel. Les cellules doivent être fusionnées s’il n’y aucun autre moyen de parvenir au même résultat. Et cela n’arrivera jamais. A vrai dire, il y a de fortes chances que Microsoft ne garde cette fonctionnalité que pour des raisons de compatibilité avec de vieux fichiers.

Mais dans les faits, elle pose tellement de soucis qu’il vaut mieux éviter de l’utiliser.

Sélectionnez les cellules A2:F2. Commencez par mettre le texte en gras puis appliquez une bordure avec le bouton Bordures. Enfin, cliquez avec le bouton droit de la souris sur n’importe quelle cellule sélectionnée et choisissez Format de cellule.

Dans la nouvelle fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur l’onglet Alignement, dans la partie Alignement du texte Horizontal, cliquez dans la liste déroulante sur Centré sur plusieurs colonnes.

Format de cellule
Centré sur plusieurs colonnes

Et voilà notre tableau terminé.

Créer un tableau Excel simple nous a permis d’aborder les concepts suivants :

  • Priorité au contenu avant la mise en forme
  • Navigation entre les cellules pour une saisie rapide des données
  • Saisie sur plusieurs lignes dans la même cellule
  • Centrage du texte dans la cellule.
  • Bordures
  • Recopie de format
  • Centrage d’un texte sur plusieurs colonnes.

Ces concepts nous seront utiles dans les exercices suivants. Il est donc important de les maîtriser parce qu’ils font parie de la base de votre connaissance d’Excel. Le mois prochain, nous concevrons un autre tableau simple qui nous permettra d’aborder deux autres concepts importants : la mise en forme complexe des textes et la poignée de recopie.